2.3. Учетов расчетов
2.3.1. Понятие дебиторской и кредиторской задолженности. Сроки расчетов и исковой давности
Под дебиторской задолженностью понимают задолженность других организаций, работников и физических лиц данной организации (задолженность подотчетных лиц, задолженность покупателей за купленную продукцию, и т.д.). Организации и лица, которые должны данной организации, называются дебиторами.
Кредиторской задолженностью называют задолженность данной организации другим организациям, работникам, лицам, которые называются кредиторами. Кредиторов, задолженность которым возникла в связи с покупкой у них материальных ценностей, называют поставщиками. Кредиторы, которым задолженность возникла по другим операциям, называют прочими кредиторами. В бухгалтерском балансе дебиторская и кредиторская задолженность отражаются по их видам.
Дебиторская задолженность отражается на счетах 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», а кредиторская — на счетах 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».
Исковая давность — это период времени, в течение которого можно требовать принудительного осуществления и защиты нарушенного права через арбитражный суд. Срок исковой давности зависит от характера дебиторской задолженности и определяется Гражданским кодексом РФ. На основании ст. 196 общий срок исковой давности составляет три года. Начало течения срока исковой давности по обязательствам с определенным сроком исполнения начинается по окончании срока исполнения, т.е. срок исковой давности начинается не с момента возникновения дебиторской задолженности, а только с момента, установленного договором для оплаты товаров, работ, услуг или с даты подписания акта сверки.
Исковая давность не распространяется:
· на требования о защите личных неимущественных прав и других нематериальных благ, кроме случаев, предусмотренных законом;
· на требования вкладчиков к банку о выдаче вкладов;
· на требования о возмещении вреда, причиненного жизни или здоровью гражданина. Требования, предъявленные по истечении 3-х-лет с момента возникновения права на возмещения такого вреда, удовлетворяются за прошлое время (не более чем за три года, предшествовавшие предъявлению иска);
· на требования собственника или иного владельца об устранении нарушении его права, если даже они не соединены с лишением владения;
· на другие требования в случаях, установленных законом.
По обязательствам с определенным сроком исковой давности течение срока исковой давности начинается по окончании срока исполнения. В этот момент кредитору уже известно, что обязательство должно быть исполнено и что исполнение не последовало.
Следует отметить, что помимо общего срока исковой давности законом предусмотрено и применение сокращенных или более длительных по сравнению с общим сроком сроков исковой давности Например, ст. 181 ГК РФ для признания сделок ничтожными устанавливает более длительный срок (10 лет), а для признания сделок оспоримыми — 1 год.
Статьей 199 ГК РФ введено правило, согласно которому предприятие вправе обратиться в арбитражный суд за защитой свои; прав и по истечении срока исковой давности при условии, что другой стороной не сделано заявление о применении исковой давности до вынесения судом решения.
В плане счетов для учета расчетов предусмотрены счета раздела IV. Они предназначены для обобщения информации обо всех видах расчетов организации с различными юридическими и физическими лицами.
2.3.2. Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками
К поставщикам и подрядчикам относят организации, поставляющие сырье и другие товарно-материальные ценности, а также выполняющие разные работы (капитальный, текущий ремонт основных средств и др.) и оказывающие различные виды услуг.
Расчеты с поставщиками и подрядчиками осуществляются по еле отгрузки ими товарно-материальных ценностей, выполнения работ, оказания услуг либо одновременно с ними с согласия организации или по ее поручению. Поставщикам и подрядчикам может быть выдан в соответствии с хозяйственным договором аванс.
Без согласия организации в безакцептном порядке оплачиваются требования за отпущенный газ, воду электроэнергию, выписанные на основании показателей измерительных приборов и действующих тарифов, а также за канализацию, пользование телефоном, почтово-телеграфные услуги.
Организации сами выбирают форму расчетов за поставленную продукцию, выполненные работы, оказанные услуги.
Для обобщения информации о расчетах с поставщиками и подрядчиками предназначен счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Все операции, связанные с расчетами за приобретенные материальные ценности, принятые работы, оказанные услуг отражаются на данном счете независимо от времени оплаты. Основные бухгалтерские проводки по расчетам с поставщиками и подрядчиками:
Получены товаро-материальные ценности от поставщиков:
Дебет 07, 08, 10, 15, 41…
Кредит 60
Оказание услуг сторонних организаций:
Дебет 20, 23, 25, 26, 44….
Кредит 60
Выделен НДС по счет-фактурам поставщиков:
Дебет 19 Кредит 60
Оплачены счета поставщиков или подрядчиков, выданы авансы поставщика и подрядчикам:
Дебет 60 Кредит 50,51,55
Отражены суммы, зачтенные при взаимных расчетах:
Дебет 60 Кредит 62
На счете 60 задолженность отражается в пределах сумм договора. При обнаружении недостач по поступившим товарно-материальным ценностям, несоответствия цен, обусловленных договором, счет 60 кредитуют на соответствующую сумму в корреспонденции со счетом 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» (субсчет «Расчеты по претензиям»).
Если в счет предстоящей поставки предприятие перечислило аванс, то в учете будут сделаны следующие записи:
Дебет 60 субсчет «Расчет по авансам выданным» Кредит 51;
Дебет 10 Кредит 60 — оприходован МПЗ, в счет оплаты, которых перечислялся аванс;
Дебет 60 Кредит 60 субсчет «Расчеты по авансам выданным» - зачтен аванс.
Аналитический учет по счету 60 ведется по каждому предъявленному счету, а расчетов в порядке плановых платежей — по каждому поставщику и подрядчику. При этом построение аналитического учета должно обеспечивать возможность получения необходимых данных по поставщикам по акцептованным и другим расчетным документам срок оплаты, которых не наступил. Поставщикам по не оплаченным в срок расчетным документам; поставщикам по неотфактурованным поставкам; авансам выданным; поставщикам по выданным векселям, срок оплаты которых не наступил; поставщикам с просроченным оплатой векселям; поставщикам по полученному коммерческому кредиту и др.
Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками в рамках группы взаимосвязанных организаций, о деятельности которой составляется сводная бухгалтерская отчетность, ведется на счете 60 обособленно.
При журнально-ордерной форме учета учет расчетов с поставщиками ведут в журнале-ордере № 6. В этом журнале синтетический учет сочетается с аналитическим. Аналитический учет расчетов с поставщиками при расчетах и порядке плановых платежей ведется в ведомости № 5, данные которой в конце месяца включают общими итогами по корреспондирующим счетам в журнал-ордер № 6.
2.3.3. Учет расчетов с покупателями и заказчиками
Для обобщения информации о расчетах с покупателями и заказчиками используется счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». Счет 62 дебетуется в корреспонденции со счетами 90 «Продажи», 91 «Прочие доходы и расходы» на суммы, на которые предъявлены расчетные документы.
Счет 62 кредитуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств, расчетов на суммы поступивших платежей (включая суммы полученных авансов) и т.п. При этом суммы полученных авансов и предварительной платы учитываются обособленно.
Дебиторская задолженность, отражается по цене реализации продукции на счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». К этому счету могут быть открыты субсчета:
1. «Расчеты в порядке инкассо»;
2. «Расчеты плановыми платежами»;
3. «Векселя полученные» и другие.
Если по полученному векселю, обеспечивающему задолженность покупателя (заказчика), предусмотрен процент, то по мере погашения этой задолженности делается запись по дебету счета 51 «Расчетные счета» или 52 «Валютные счета» и кредиту счета 62 (на сумму погашения задолженности) и 91 «Прочие доходы и расходы (на величину процента). Основные бухгалтерские проводки по расчетам с покупателями и заказчиками:
Отражена выручка за проданные товары:
Дебет 62-1 Кредит 90-1
Отражена выручка от покупателя на сумму стоимости реализуемого прочего имущества:
Дебет 62-1 Кредит 91-1
Поступление денежных средств от покупателя в окончательный расчет:
Дебет 51 Кредит 62-1
Аналитический учет по счету 62 ведется по каждому предъявленному покупателям (заказчикам) счету, а при расчетах плановыми платежами — по каждому покупателю и заказчику. При этом построение аналитического учета должно обеспечивать возможность получения необходимых данных по: покупателям и заказчикам по расчетным документам, срок оплаты которых не наступил; покупателям и заказчикам по не оплаченным в срок 'расчетным документам; авансам полученным; векселям, срок поступления денежных средств по которым не наступил; векселям, дисконтированным (учтенным) в банках; векселям, по которым денежные средства не поступили в срок.
Учет расчетов с покупателями и заказчиками в рамках группы взаимосвязанных организаций, о деятельности которой составляется сводная бухгалтерская отчетность, ведется на счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» обособленно.
2.3.4. Учет расчетов с бюджетом по налогам и сборам
Налоги в Российской Федерации делятся на три группы: федеральные, региональные и местные.
Федеральные налоги устанавливаются законодательством РФ и являются едиными для всей страны. Данные налоги могут зачисляться в бюджеты различных уровней. К ним относят, например: НДС, водный налог, федеральные лицензионные сборы и т.д.
Региональные налоги, их отличительной чертой является установление элементов налога в соответствии с законодательством страны и законодательными актами ее субъектов. Примером таких налогов могут служить налог на игорный бизнес, региональные лицензионные сборы и т.д.
Местные налоги, которые вводятся местными органами власти в соответствии с законодательством страны. Примерами таких налогов могут служить земельный налог, местные лицензионные сборы.
Уплата многих налогов (НДС, акцизы, налог на доходы физических лиц и т.д.) регламентируется 2 частью Налогового кодекса РФ. По каждому налогу устанавливаются:
• объект обложения;
• налоговая база;
• налоговый период;
• налоговая ставка;
• порядок исчисления налога;
• порядок и сроки уплаты налога;
• налоговые льготы.
Для обобщения информации о расчетах с бюджетами по налогам и сборам, уплачиваемым организацией, и налогам с работниками этой организации предназначен счет 68 «Расчеты по налогам и сборам».
Счет 68 «Расчеты по налогам и сборам» кредитуется на суммы, причитающиеся по налоговым декларациям (расчетам) ко взносу в бюджеты (в корреспонденции со счетом 99 — на сумму налога на прибыль, со четом 70 «расчеты с персоналом по оплате труда» - на сумму налога на доходы физических лиц и т.д.)
По дебету счета 68 отражаются суммы, фактически перечисленные в бюджет, а также суммы НДС, списанные со счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» и счета 76 "НДС с авансов полученных".
Примеры бухгалтерских проводок по отражению отдельных налогов :
НДС:
Дебет 90-3 Кредит 68
Акцизы:
Дебет 90-4 Кредит 68
Земельный налог:
Дебет 26, 44 Кредит 68
Налог на имущество предприятия
Дебет 91 Кредит 68
Налог на прибыль
Дебет 99 Кредит 68
Уплата налогов в бюджет отражается в учете следующим образом:
Дебет 68 Кредит 51.
Синтетический учет ведется в Главной книге в обобщенном виде, а аналитический учет — в учетных регистрах по видам налогов. При журнально-ордерной форме синтетический и аналитический учет совмещен в журнале-ордере № 8 или заменяющей его ведомости-машинограмме.
Аналитический учет по счету 68 ведется по видам налогов.
2.3.5. Учет расчетов по социальному страхованию и обеспечению
В Российской Федерации образованы внебюджетные фонды, которые являются составной частью финансовой системы России и созданы с целью обеспечения чрезвычайно важных для общества социальных расходов самостоятельными источниками покрытия. Одним из источников формирования данных фондов являются страховые взносы, уплачиваемый работодателями, в соответствии с Федеральный закон от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования". Работодателями могут являться как юридические лица, так и индивидуальные предприниматели.
Для обобщения информации о расчетах по отчислениям на государственное социальное страхование, пенсионное обеспечение и медицинское страхование персонала предприятия, а также в фонд занятости используется счет 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению». К счету 69 могут быть открыты следующие субсчета:
69-1 Расчеты по социальному страхованию;
69-2 Расчеты по пенсионному обеспечению;
69-3 Расчеты по обязательному медицинскому страхованию.
Объект обложения-— выплаты и иные вознаграждения, начисляемые работодателем в пользу работников по всем основаниям. Объект обложения зависит от категории плательщика страховых взносов.
Тарифы страховых взносов зависят от начислений заработной платы и прочих выплат на каждого работника, исчисленных нарастающим итогом с начала года.
Однако имеется особенность по Фонду социального страхования. Плательщики перечисляют ежемесячно в этот фонд не всю сумму взносов, а лишь остаток от начисленных страховых взносов за вычетом фактически произведенных расходов на санаторно-курортное обслуживание трудящихся и членов их семей и выплату всех видов пособий по социальному страхованию.
При отражении расчетов по социальному страхованию и обеспечению в учете возникают следующие проводки:
Начисление пособий по временной нетрудоспособности, пособие по беременности и родам, единовременное пособие беременным женщинам, вставшим на учет в медучреждение ежемесячное пособие на рождение ребенка, ежемесячное пособие по уходу за ребенком до1,5 лет:
Дебет 69 Кредит 70.
Выплата работнику пособий за счет средств фонда социального страхования:
Дебет 70 Кредит 50
Начисление ЕСН и взносов на социальное страхование:
Дебет 20, 23, 25, 26, 29, 44, 91.2 и др. Кредит 69 (по субсчетам)
Начисление взносов на социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний:
Дебет 20, 23, 25, 26, 29, 44, 91.2 и др. Кредит 69-11
Фактическое перечисление отчислений по социальному страхованию и обеспечению:
Дебет 69 (по субсчетам) Кредит 51
2.3.6. Учет расчетов с учредителями и акционерами
Все виды расчетов с учредителями (акционерами АО, участниками полного товарищества, членами кооператива и др.), в том числе и по вкладам в Уставный капитал организации, по выплате доходов учитывают на счете 75 «Расчеты с учредителями». Государственные и муниципальные унитарные предприятия используют данный счет для учета всех видов расчетов с уполномоченными на их создание государственными органами и органами местного самоуправления.
Фактически внесенные учредителями материальные ценности и денежные средства отражают по дебету материальных и денежных счетов и кредиту счета 75-1 «Расчеты по вкладам в уставный (складочный) капитал».
При создании организации на установленную сумму вкладов учредителей в уставный капитал делают проводку:
Дебет 75-1 Кредит 80.
Фактический вклад в уставный капитал учредителей может отражаться следующими проводками:
Дебет 08 Кредит 75-1 — на сумму первоначальной стоимости основного средства;
Дебет 01, 04 Кредит 08 — введено в эксплуатацию основное средство (нематериальные активы).
Первоначальной стоимостью основных средств, внесенных в уставный капитал, признается их денежная оценка, согласованная учредителями (если стоимость передаваемого имущества превышает 20000 руб., то оценка должна производиться независимым оценщиком).
Дебет 10, 41 Кредит 75-1 — отражен вклад в уставный капитал материалов, товаров по согласованной учредителями оценке;
Дебет 51,50,52 Кредит 75-1 — отражен вклад в уставный капитал денежных средств.
На субсчете 75-2 «Расчеты по выплате доходов» учитывают расчеты с учредителями по выплате им доходов, если они не являются работниками предприятия. Учредителями организаций могут быть не только физические, но и юридические лица. Обо всех произведенных удержаниях АО сообщает в Инспекцию ФНС по месту своей регистрации.
Начисление доходов от участия в организации отражают проводкой:
Дебет 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» Кредит 75-2 при начислении дохода за счет прибыли отчетного года или нераспределенной прибыли прошлых лет;
Дебет 82 Кредит 75-2 — при начислении дохода за счет резервного капитала.
Начисление доходов от участия в организации работникам организации отражают проводкой:
Дебет 84,83 Кредит 70.
'При начислении дивидендов с юридических и физических лиц удерживают налог на доходы от участия в организации, подлежащие удержанию у источника выплаты. Начисленные суммы налога отражают по дебету счетов 75 или 70 и кредиту счета 68.
Выплаченные участникам организации суммы доходов списываются с кредита счетов 51 «Расчетные счета» или 52 «Валютные счета» в дебет счетов 75,70. При выплате доходов продукцией (работами, услугами) выполняются проводки:
Дебет 75,70 Кредит 90-1 — отражена выплата доходов с использованием натуроплаты;
Дебет 90-3 Кредит 68-НДС — НДС начислен к уплате в бюджет.
Дивиденды в акционерном обществе начисляются на основании протокола и решения собрания акционеров, по справке бухгалтерии, в которой отражаются и суммы удержанных налогов.
Аналитический учет расчетов с учредителями по доходам ведется по каждому учредителю (участнику) в ведомости № 7. Учет расчетов с учредителями (участниками) в рамках группы взаимосвязанных организаций, о деятельности которой составляется сводная бухгалтерская отчетность, ведется на счете 75 «Расчеты с учредителями» обособленно- Синтетический учет расчетов по доходам учредителей ведется в журнале-ордере № 8.
2.3.7. Учет расчетов с разными дебиторами и кредиторами
Для обобщения информации о расчетах по операциям с дебиторами и кредиторами, не отраженных на счетах 60-75 предназначен счет 76 «Расчеты с разными кредиторами и дебиторами».
К счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» могут открываться следующие субсчета:
76-1 Расчеты по имущественному и личному страхованию;
76-2 Расчеты по претензиям;
76-3 Расчеты по причитающимся дивидендам и другим доходам;
76-4 Расчеты по депонированным суммам и др.
На субсчете 76-1 отражаются расчеты по страхованию имущества и персонала (кроме расчетов по социальному страхованию и обязательному медицинскому страхованию) организации, в котором организация выступает страхователем.
Исчисленные суммы страховых платежей отражаются по кредиту счета 76 в корреспонденции со счетами учета затрат на производство (расходов на продажу) или других источников страховых платежей. Перечисление сумм страховых платежей страховым организациям отражается по дебету счета 76 в корреспонденции со счетами учета денежных средств. В дебет 76 счета списываются потери по страховым случаям (уничтожение и порча производственных запасов) с кредита счетов учета производственных запасов, основных средств и др. По дебету счета 76 отражается сумма страхового возмещения, причитающаяся по договору страхования работника организации в корреспонденции со счетом 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Суммы страховых возмещений, полученных организацией от страховых организаций в соответствии с договорами страхования, отражаются по дебету счетов учета денежных средств. Не компенсируемые страховыми возмещениями потери от страховых случаев списываются с кредита счета 76 на счет 99 «Прибыли и убытки». Аналитический учет ведется по страховщикам и отдельным договорам страхования.
На субсчете 76-2 отражаются расчеты по претензиям, предъявленным поставщикам, подрядчикам, транспортным и другим организациям, а также по предъявленным и признанным (или присужденным) штрафам, пеням и неустойкам. Взаимные претензии" возникают, в основном, из-за несоблюдения условий договоров и обязательств по расчетам. Эти претензии могут быть урегулированы до передачи дела в суд (арбитраж) и в соответствии с Положением о претензионном порядке урегулирования споров.
По дебету счета 76-2 отражаются расчеты по претензиям:
• к поставщикам, подрядчикам и транспортным организациям по выявленным при проверке их счетов (после акцепта последних) несоответствия цен и тарифов, обусловленных договорами, а также при выявлении арифметических ошибок — в корреспонденции со счетом 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» или со счетами учета производственных запасов, товаров и соответствующих затрат, когда завышение цен либо арифметические ошибки в предъявленных поставщиками и подрядчиками счетах обнаружились после того, как записи по счетам учета товарно-материальных ценностей или затрат были совершены (исходя из цен и подсчетов, отфактурованных поставщиками и подрядчиками);
• к поставщикам материалов, товаров, как и к организациям, перерабатывающим материалы организации, за обнаруженные несоответствия качества стандартам, техническим условиям, заказу — в корреспонденции со счетам 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;
• к поставщикам, транспортным и другим организациям за недостачи груза в пути сверх предусмотренных в договоре величин — в корреспонденции со счетом 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;
• за брак и простои, возникшие по вине поставщиков или подрядчиков, в суммах, признанных плательщиками или присужденных судом — в корреспонденции со счетами затрат на производство;
• к кредитным организациям по суммам ошибочно списанным (перечисленным) по счетам организации — в корреспонденции со счетами учета денежных средств, кредитов;
• по штрафам, пеням, неустойкам, взыскиваемым с поставщиков, подрядчиков, покупателей, заказчиков, потребителей транспортных и других услуг за несоблюдение договорных обязательств, в размерах, признанных плательщиками или присужденных судом — в корреспонденции со счетом 91 «Прочие доходы и расходы».
Счет 76 кредитуется на суммы поступивших платежей в корреспонденции со счетами учета денежных средств. Суммы, которые взысканию не подлежат, относятся, как правило, на те счета, с которых были приняты на учет по дебету счета 76. Аналитический учет ведется по каждому дебитору и отдельным претензиям.
Субсчет 76-3 используется для расчетов по причитающимся организациям дивидендам и другим доходам, в том числе по прибыли, убыткам и другим результатам по договору простого товарищества. Подлежащие получению (распределению) доходы отражаются по дебету счета 76 и кредиту счета 91. Активы, полученные организацией в счет доходов, приходуются по дебету счетов учета активов и кредиту счета 76.
Субсчет 76-4 предназначен для учета расчетов с работниками предприятия по депонированным суммам, начисленным, но не выплаченным в установленный срок (из-за неявки получателей).
Перевод не выданной заработной платы на депоненты отражается проводкой:
Дебет 70 Кредит 76.
Выдача депонированных сумм — Дебет 76 Кредит 50.
Учет расчетов с разными дебиторами и кредиторами в рамках группы взаимосвязанных организаций, о деятельности которой составляется сводная бухгалтерская отчетность, ведется на счете 76 обособленно.
2.3.8. Учет расчетов с персоналом по прочим операциям
Учет расчетов с персоналом по прочим операциям ведут на синтетическом счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», К этому счету могут быть открыты следующие субсчета:
73-1 Расчеты по предоставленным займам,
73-2 Расчеты по возмещению материального ущерба и др.
На субсчете 73-1 отражаются расчеты с работниками организации по предоставленным им займам (например, на индивидуальное и кооперативное жилищное строительство, приобретение или строительство садовых домиков и благоустройство садовых участков, обзаведение домашним хозяйством и др.)
По дебету счета 73 отражается сумма предоставленного работнику организации займа в корреспонденции со счетом 50 «Касса» или 51 «Расчетные счета». На сумму платежей, поступивших от работника-заемщика, счет 73 кредитуется со счетами 50, 51, 70
«Расчеты с персоналом по оплате труда» (в зависимости от принятого порядка платежа).
На субсчете 73-2 учитываются расчеты по возмещению материального ущерба, причиненного работником организации в результате недостач и хищений денежных и товарно-материальных ценностей, брака, а также по возмещению других видов ущерба.
В дебет счета 73 суммы, подлежащие взысканию с виновных лиц, относятся с кредита счетов 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и 98 «Доходы будущих периодов» (за недостающие товарно-материальные ценности), 28 «Брак в производстве» (за потери от брака продукции) и др.
По кредиту счета 73 записи производятся в корреспонденции со счетами: учета денежных средств — на суммы внесенных платежей; 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» — на суммы удержаний из сумм по оплате труда; 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» — на суммы списанных недостач при отказе во взыскании ввиду необоснованности иска.
Аналитический учет по счету 73 ведется по каждому работнику.
2.3.9. Учет расчетов с подотчетными лицами
Подотчетные лица - работники организации (в том числе и совместители), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании. Как правило, список подотчетных лиц, а также порядок выдачи в организации наличных денег под отчет устанавливает руководитель.
Чаще всего под отчет наличные деньги выдаются:
· в качестве аванса на командировочные расходы;
· на хозяйственные нужды (на приобретение канцелярских и хозяйственных товаров, бензина через АЗС, на оплату мелкого ремонта и т. п.).
Выдавая деньги под отчет, необходимо соблюдать требования, установленные Порядком ведения кассовых операций. Так, пункт 11 Порядка запрещает:
выдавать подотчетные суммы работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным деньгам;
передавать подотчетные суммы от одного работника другому.
Выдача работнику из кассы деньги под отчет, оформляется проводкой по дебету счета 71:
Дебет 71 Кредит 50 - выдана работнику из кассы подотчетная сумма.
Каких-либо ограничений на суммы, выдаваемые работникам под отчет, законодательство не устанавливает.
Однако, оплачивая расходы, подотчетное лицо действует от имени организации. Следовательно, работник, получивший деньги под отчет, должен соблюдать предельный размер расчетов наличными (100000 руб. по одной сделке). Если работник нарушит установленный лимит расчетов, то организация может быть оштрафована.
Работник, получивший подотчетную сумму, должен за нее отчитаться, представить в бухгалтерию авансовый отчет (с приложением документов, подтверждающих расходы), а неизрасходованные средства вернуть в кассу организации (суммы, обоснованно истраченные сверх выданной подотчетной суммы, могут быть возмещены работнику).
Целесообразность расходов должна быть проверена и подтверждена руководителем организации.
Срок, на который можно выдать наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, законодательно не ограничен. Такой срок может (но не обязан) установить руководитель организации. Если руководитель такой срок установил, работник должен отчитаться за потраченные деньги не позднее чем через 3 рабочих дня после истечения такого срока.
Списание израсходованных подотчетных сумм отражается по кредиту счета 71 на основании авансового отчета работника:
Дебет 20 (26, 10, 08, ...) Кредит 71 - произведены расходы за счет денег, выданных ранее под отчет.
Если работник вернул в кассу неизрасходованный остаток подотчетной суммы, делают проводку:
Дебет 50 Кредит 71 - возвращены неиспользованные деньги.
Если работник не возвратил подотчетную сумму в установленный срок, делают проводку по дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей":
Дебет 94 Кредит 71 - отражена не возвращенная в срок подотчетная сумма.
Её можно удержать эту сумму из заработной платы работника:
Дебет 70 Кредит 94 - невозвращенная подотчетная сумма удержана из зарплаты работника.
Пока не сданная в срок сумма числится за работником, она расценивается как предоставленный ему заем. В этом случае организация должна исчислить материальную выгоду, полученную работником от использования заемных средств.
Если долг будет списан за счет средств организации, эту сумму придется включить в совокупный доход работника.
Если срок возврата денег, выданных на хозяйственные нужды, установлен не был, оснований для включения подотчетных сумм в совокупный доход работника не имеется.
Командировочные расходы
Командировка - это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя.
Служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.
В командировку может быть направлен только штатный работник организации, с которым заключен трудовой договор. Поездка в другую местность работника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например, договор подряда или поручения), командировкой не считается.
Если такому работнику возмещаются расходы по той или иной поездке, то сумма возмещения является частью его вознаграждения по договору.
Не могут быть направлены в командировку:
беременные женщины;
работники младше 18 лет (за исключением творческих работников средств массовой информации, театров и т.п., а также профессиональных спортсменов).
Допускается направление в командировку с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им медицинскими рекомендациями (ст. 259 ТК РФ):
женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет;
работников, имеющих детей-инвалидов в возрасте до 18 лет;
работников, осуществляющих уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением.
Эти работники должны быть в письменной форме ознакомлены со своим правом отказаться от служебной командировки.
Работник, находящийся в командировке, должен работать по графику, установленному в организации, в которую он прибыл.
Если период командировки включает выходные и праздничные дни, то другие дни отдыха по возвращении работника из командировки ему не предоставляются.
Если работник специально был командирован для работы в выходные и праздничные дни, то за работу в эти дни ему должна быть начислена доплата.
Работа в праздничные и выходные дни оплачивается в двойном размере.
Если работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении из командировки предоставляется другой день отдыха по его заявлению. При этом в приказе о направлении в командировку оговаривают, что работник должен выехать в выходной день в связи со служебной (производственной) необходимостью.
За рабочие дни в командировке работнику выплачивается средняя заработная плата за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы.
Оформление командировки
Перед тем как направить работника в командировку, необходимо оформить:
служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении по форме N Т-10а. При направлении работника в командировку заполнять раздел 11 "Краткий отчет о выполнении задания" формы N Т-10а не нужно. Этот раздел заполняется работником после возвращения из командировки;
приказ о направлении работника в командировку по форме N Т-9 (если в командировку направляется один работник) или N Т-9а (если в командировку направляются несколько работников);
командировочное удостоверение (форма N Т-10).
Все эти формы утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1.
По возвращении из командировки подотчетное лицо должно представить в бухгалтерию авансовый отчет по форме N АО-1 (утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55).
К авансовому отчету прилагаются все документы, подтверждающие расходы работника во время командировки (проездные билеты, счета на оплату жилья и т.д.).
Работник, вернувшийся из командировки, не позднее трех дней после возвращения должен составить авансовый отчет (форма N АО-1) и представить его в бухгалтерию.
Если работник возвратился из заграничной командировки, авансовый отчет составляется не позднее 10 дней после возвращения (Положение о порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов, утвержденное Банком России 25 июня 1997 г. N 62).
К авансовому отчету прилагаются все документы, подтверждающие расходы работника во время командировки (билеты на проезд, счета на оплату жилья и т.д.).
Бухгалтеру следует проверить целевое расходование средств, выданных командированному работнику, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих его расходы.
Проверенный бухгалтером авансовый отчет утверждается руководителем организации.
Оплата командировочных расходов
Командированному работнику оплачиваются:
расходы по найму жилого помещения;
расходы по проезду к месту командировки и обратно;
суточные;
другие расходы (например, оплата услуг связи или почты).
На оплату таких расходов работнику перед его отъездом в командировку выдается аванс.
Сумма аванса рассчитывается так: Сумма аванса = Предполагаемая сумма расходов на проезд до места командировки и обратно + Предполагаемая сумма расходов на оплату жилья + Предполагаемая сумма прочих расходов + Суточные
Аванс выдается в рублях. Однако, если работник уезжает в зарубежную командировку или в страны СНГ, аванс выдается в валюте страны, в которую он направляется.
Оплата расходов, связанных с зарубежными командировками работников, относится к текущим валютным операциям. Следовательно, разрешение Центрального банка РФ не требуется (подп. "г" п. 9 ст. 1 Закона РФ "О валютном регулировании и валютном контроле").
Для того чтобы получить валюту, вам необходимо открыть валютный счет в банке. Валюта на оплату командировочных расходов может быть получена только с валютного счета.
Валюту с текущего валютного счета можно получить не раньше чем за 10 рабочих дней до выезда работника в командировку. Одновременно с выдачей наличной валюты или дорожного чека вы должны получить на имя каждого командируемого работника или на имя старшего группы справку по форме N 0406007. Она является основанием для вывоза наличной иностранной валюты.
Эту справку необходимо зарегистрировать в журнале учета справок (порядок ведения журнала приведен в приложении 3 к Положению Банка России от 25 июня 1997 г. N 62).
Если командировка отменяется, иностранную валюту или дорожные чеки вместе со справкой по форме N 0406007 в течение пяти дней со дня предполагавшегося отъезда нужно сдать в банк.
После возвращения работника из командировки и представления в бухгалтерию авансового отчета сумма неизрасходованного аванса должна быть возвращена в кассу организации.
Если работник получил аванс в валюте, он может возвратить неизрасходованную сумму аванса либо в валюте, либо в рублях (по официальному курсу иностранной валюты на дату утверждения авансового отчета).
Неиспользованные суммы наличной валюты или дорожные чеки нужно сдать в банк в течение 10 рабочих дней после того, как работник вернет их в кассу организации.
Расходы по найму жилого помещения
Работнику возмещается вся сумма расходов по найму жилого помещения.
Также работнику возмещаются расходы по оплате дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах и включаемых в счет за проживание.
Исключение из этого порядка предусмотрено для услуг по обслуживанию работника в баре, ресторане или номере и расходов на пользование рекреационно-оздоровительными объектами (например, бассейном, сауной, тренажерным залом и т.д.). Такие расходы работнику не оплачиваются.
Если руководитель организации все-таки принял решение оплатить такие расходы, то их сумма облагается налогом на доходы физических лиц и взносом на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
Кроме того, работнику возмещаются расходы по бронированию места в гостинице. Такие расходы оплачиваются в пределах 50% от стоимости проживания в гостинице в сутки.
Сумма расходов на проживание командированного работника, оплаченная организацией, налогом на доходы физических лиц, а также страховыми взносами в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний не облагается.
Расходы по проезду к месту командировки и обратно
Расходы по проезду к месту командировки и обратно, возмещаемые командированному работнику, включают:
стоимость билета на транспортное средство общего пользования (самолет, поезд и т.д.);
оплату услуг, связанных с предварительной продажей (бронированием) билетов;
оплату за пользование в поездах постельными принадлежностями;
стоимость проезда транспортом общего пользования к станции (пристани, аэропорту), если она находится за чертой населенного пункта;
сумму страховых платежей по обязательному страхованию пассажиров на транспорте.
Сумма расходов по проезду командированного работника, оплаченная организацией, налогом на доходы физических лиц, страховыми взносами в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний не облагается.
Суточные
Суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также за все дни нахождения в пути (включая день отъезда и приезда).
Размер суточных, которые выплачиваются работникам, направляемым в командировку, устанавливается приказом руководителя.
Если работник направлен в зарубежную командировку, суточные за время передвижения по территории России выплачиваются по нормам, установленным для командировок в пределах России.
День пересечения границы оплачивается по принципу страны въезда. За день пересечения границы России при выезде суточные оплачиваются в иностранной валюте по нормам той страны, куда въезжает работник. При возвращении в Россию день пересечения границы оплачивается по нормам, установленным для России.
В случае выезда за границу и возврата в Россию в один день суточные оплачиваются в размере 50% от установленной нормы для иностранного государства, в которое был направлен работник.
При направлении работника в командировку в две и более страны суточные за день пересечения границы выплачиваются в валюте и по нормам той страны, в которую направляется работник.
Если работника иностранной валютой обеспечивает принимающая сторона, то суточные не выплачиваются. Если принимающая сторона предоставляет работникам питание, то суточные выплачиваются в размере 30% от установленной нормы.
Размер суточных, которые фирма выплачивает своим работникам, определяется коллективным договором или локальным нормативным актом. При этом размеры не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ для бюджетных организаций. В настоящее время этот размер составляет 100 рублей за день нахождения в командировке (постановление Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 93). Этим же постановлением установлены нормы суточных при загранкомандировках.
С 1 января 2008 г. НДФЛ не облагаются суточные до 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и до 2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке.
Сумма суточных уменьшает налогооблагаемую прибыль, не облагается страховыми взносами в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний не облагается.
Прочие расходы в командировке
В некоторых случаях работнику, направляемому в командировку, необходимо осуществить какие-либо дополнительные расходы (например, провоз багажа, услуги связи, приобрести те или иные товары и т. д.).
В таких случаях выдайте работнику аванс в размере предполагаемых расходов.
При загранкомандировках работнику дополнительно оплачиваются:
расходы по оформлению заграничных паспортов, виз, приглашений и других выездных документов;
расходы по обмену в банке дорожных чеков на наличную иностранную валюту;
консульские и аэродромные сборы;
сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
иные аналогичные платежи и сборы.
Ряд иностранных государств не разрешает въезд в страну без оформления обязательной медицинской страховки. Такие расходы также оплачиваются работникам.
Отражение расходов на командировку в учете
При выдаче работнику аванса на командировку делают в учете запись:
Дебет 71 Кредит 50-1
выданы работнику наличные денежные средства (дорожные чеки) для оплаты командировочных расходов.
Если денежные средства для оплаты командировочных расходов зачисляются на корпоративную пластиковую карту, в учете следует сделать записи:
Дебет 55 кредит 51 (52)
перечислены денежные средства на специальный карточный счет;
Дебет 71 Кредит 55
учтена сумма аванса, выданного работнику для оплаты командировочных расходов.
Порядок отражения в учете расходов командированного работника зависит от цели командировки.
Если командировка необходима для нужд основного (вспомогательного или обслуживающего) производства, то расходы работника отражаются проводкой:
Дебет 20 (23, 29) Кредит 71
списаны расходы по командировке, необходимой для нужд основного (вспомогательного, обслуживающего) производства.
Если командировка связана с управленческой деятельностью организации (например, проверка деятельности филиала, участие в собрании акционеров), то расходы отражаются записью:
Дебет 26 Кредит 71
списаны расходы по командировке, необходимой для управленческих нужд организации.
Если командировка была связана с продажами товаров или готовой продукции, то расходы по ней отражаются записью:
Дебет 44 Кредит 71
списаны расходы по командировке, связанной с продажей товаров или готовой продукции.
Затраты на командировку, связанную с приобретением того или иного имущества, увеличивают его стоимость. Такие затраты отражаются проводкой:
Дебет 08 (07, 10, 41) Кредит 71
списаны затраты по командировке, связанной с покупкой нематериальных активов или основных средств (материалов, товаров).
Если работник организации ездил в командировку, связанную с возвратом и транспортировкой бракованной продукции, расходы по ней отражаются записью:
Дебет 28 Кредит 71
списаны расходы по командировке, связанной с возвратом и транспортировкой бракованной продукции.
Если командировка связана с получением организацией прочих доходов (например, заключение работником договора о предоставлении имущества организации в аренду), то расходы командированного лица списывают проводкой:
Дебет 91-2 Кредит 71
списаны расходы по командировке, связанной с получением организацией прочих доходов.
Такая же проводка делается, если работник оплатил в командировке те или иные расходы непроизводственного характера (например, расходы на осуществление спортивных мероприятий, отдыха, развлечений и т.п.) и организация их возмещает.
Сумму НДС по командировочным расходам списывается проводками:
Дебет 19 Кредит 71
учтена сумма НДС по командировочным расходам;
Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19
произведен налоговый вычет (на основании счетов-фактур, полученных от поставщиков товаров (работ, услуг)).
Сумма НДС по расходам непроизводственного характера к вычету не принимается. Такая сумма списывается проводкой:
Дебет 91-2 Кредит 19
списан НДС по расходам непроизводственного характера.
Если работник израсходовал в командировке сумму большую, чем выданный аванс, то эту сумму ему необходимо возместить. Такая операция отражается записью:
Дебет 71 Кредит 50-1
возмещены работнику затраты по командировке, превышающие ранее выданный аванс.
Если работник возвращает суммы неизрасходованного аванса в кассу организации, делают запись:
Дебет 50-1 Кредит 71
оприходованы денежные средства, не израсходованные работником и возвращенные в кассу организации.
Контрольные вопросы:
1. Что понимается под дебиторской и кредиторской задолженностью?
2. Каким образом осуществляются расчеты с поставщиками и подрядчиками?
3. Каким образом осуществляются расчеты с покупателями и заказчиками?
4. Каким образом осуществляются расчеты по налогам и сборам?
1. Каким образом осуществляются расчеты по социальному страхованию и обеспечению?
2. Каким образом осуществляются расчеты с учредителями и акционерами?
3. Каким образом осуществляются расчеты с персоналом по прочим операциям?
4. Каким образом осуществляются расчеты с разными дебиторами и кредиторами?
5. Каким образом осуществляются расчеты с подотчетными лицами?
6. Как оформляются командировочные расходы?
7. На какие виды расходов командированному выдается аванс?